Михаил ФомичевЖурнал / Экономика процесса
Как посчитать окупаемость автоматизации
Чтобы посчитать окупаемость автоматизации обработки заявок, понадобятся три величины: сколько ручной работы исчезнет, сколько будет стоить решение каждый месяц и во сколько обойдётся запуск. Разберём их на примере небольшого отдела продаж.
Измерьте работу до и после
Допустим, отдел получает 600 однотипных заявок в месяц. Менеджер за 6 минут создаёт карточку и сверяет реквизиты. В пробной версии заполнение и проверка вместе занимают 2 минуты. Умножаем 600 заявок на выигранные 4 минуты и делим на 60. Получаются 40 часов в месяц.
Чтобы повторить расчёт, возьмите несколько полных рабочих дней, включая загруженный. Измеряйте время активной работы отдельно от ожидания ответа клиента. В среднее после внедрения включите разбор неудачных попыток. Иначе в расчёте каждая заявка пройдёт идеально, а за исключения по-прежнему будет отвечать живой человек.
Переведите часы в деньги
Возьмём условную стоимость часа 900 ₽. Потенциальная ценность высвободившегося времени — 40 × 900 = 36 000 ₽ в месяц. Узнайте у руководителя, как отдел распорядится этими часами. Если компания сейчас покупает дополнительные смены и сможет отказаться от них на 36 000 ₽, эта сумма станет экономией расходов. Если люди займутся переговорами, результат стоит отдельно проверить по числу обработанных обращений и дополнительной марже.
Вычтите затраты и найдите срок
Пусть подключение, настройка, обучение и время команды на приёмку вместе стоят 120 000 ₽. На лицензию и сопровождение после запуска уходит ещё 6 000 ₽ в месяц. При полной реализации рассчитанной ценности чистый ежемесячный эффект составит 36 000 − 6 000 = 30 000 ₽.
Простой срок окупаемости = разовые затраты / чистый ежемесячный эффект. В нашем примере 120 000 / 30 000 = 4 месяца работы на полном объёме. Отсчёт от первого платежа будет длиннее, если настройка и освоение займут время. При постепенном запуске удобнее записывать фактический эффект по месяцам, пока его сумма не покроет первоначальные затраты.
Проверьте, при каком объёме расчёт выдержит
Одна заявка даёт 4 / 60 × 900 = 60 ₽ потенциальной ценности. При 100 заявках в месяц весь эффект уходит на сопровождение. При 300 заявках остаётся 12 000 ₽ в месяц, и срок растягивается до 10 месяцев. Чтобы вернуть вложения за полгода, нужно покрывать 20 000 ₽ разовых затрат в месяц плюс 6 000 ₽ текущих. Это минимум 434 заявки при тех же условиях.
Подставьте объём тихого месяца и обсудите результат с человеком, который ведёт бюджет. Когда расчёт держится только при пиковых продажах, разумным первым шагом может стать настройка уже оплаченной CRM. Её эффект можно измерить по той же схеме.