Михаил ФомичевЖурнал / Автоматизация
Как учитывать частичную поставку на складе
Машина привезла восемь коробок из десяти. Разбираемся, как принять товар, сохранить остаток заказа и дождаться недостающих коробок.
Три количества у одной строки
В заказе поставщику обычно есть строка с артикулом и количеством. Пока всё приезжает одним рейсом, достаточно поставить галочку «Получено». При первой частичной поставке эта галочка начинает означать разные вещи для разных людей. Кладовщик видел машину, закупщик ждёт ещё две коробки, а производство уже записало себе все десять.
Я бы начал с трёх чисел по каждой позиции. Сколько заказали, сколько приняли годным, сколько ещё ждём. Принятое количество складывается из отдельных приёмок. Если в одной коробке по двенадцать деталей, храните единицу измерения рядом с числом. При заказе десяти коробок и приёмке восьми коробок в штуках это 120, 96 и 24 соответственно.
Что сделать с повреждённой коробкой
Предположим, из восьми коробок одну отложили из-за намокшей упаковки. В наличии для выдачи пока 84 детали. Ещё 12 находятся на осмотре, а 24 едут следующим рейсом. Введите отдельную запись о расхождении и договоритесь, кто принимает решение. Когда товар признают годным, кладовщик переместит его в доступный остаток. Закупщику не придётся заказывать эти 12 деталей повторно по ошибочному сигналу о нехватке.
У каждой приёмки оставьте номер поставки, дату и ссылку на исходный заказ. Если накладная приходит электронно, повторное открытие того же документа должно показать уже проведённую приёмку. При исправлении количества сохраните имя сотрудника и причину. Так разговор о расхождении начнётся с конкретного рейса.
Как принять работу у подрядчика
Попросите кладовщика проиграть две поставки одного артикула, затем тот же сценарий с двумя похожими артикулами. После каждой приёмки закупщик должен назвать остаток к поставке, а мастер — доступное количество для выдачи. Отдельно повторите ввод первой накладной и убедитесь, что остаток не вырос.
Последним проверьте отказ поставщика довезти недостающее. Закупщик закрывает ожидание с причиной, сохраняя исходное количество заказа и историю фактических поставок. Через месяц из этой записи всё ещё должно быть понятно, сколько обещали, сколько действительно получили и почему заказ закрыли.